Privacybeleid | Fleetogix | Zakelijk wagenparkbeheer

Inleiding Privacybeleid

Fleetogix biedt digitale oplossingen voor het monitoren van de conditie van voertuigen, het plannen van onderhoud en het optimaliseren van zakelijke vervoersstromen. Bij het leveren van deze diensten verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen, bestuurders en andere betrokkenen bij onze zakelijke klanten.

Met dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, op welke rechtsgrond dit is gebaseerd en welke maatregelen wij nemen om uw gegevens te beschermen. Dit beleid is van toepassing op het gebruik van onze website https://fleetogix.com, onze online boekings- en contactformulieren en de diensten die wij als wagenparkbeheerder aanbieden.

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Fleetogix is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die in dit privacybeleid worden beschreven. Dit betekent dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier.

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die zijn opgenomen onder het kopje Contactinformatie. Binnen onze organisatie is een aangewezen verantwoordelijke belast met de bewaking van privacy, informatiebeveiliging en naleving van relevante wet- en regelgeving.

Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de diensten die u bij Fleetogix afneemt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Contactinformatie – zoals voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie en bedrijfsnaam van contactpersonen binnen uw organisatie.
Voertuig- en wagenparkgegevens – zoals kenteken, voertuigtype, kilometerstand, onderhoudshistorie, statusmeldingen, foutcodes en planning voor inspectie of onderhoud.
Gebruiks- en monitoringgegevens – zoals gebruiksduur van voertuigen, rij- en stilstandtijden, afgelegde routes op hoog niveau (waar toegestaan en overeengekomen), laad- en lostijden en overige gebruiksprofielen die relevant zijn voor monitoring en rapportage.
Bedrijfsgegevens – zoals KvK-nummer, factuuradres, contactpersonen voor samenwerking en facturatie, contractinformatie en informatie over uw wagenpark.
Website- en communicatiegegevens – zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, voorkeuren, loggegevens, informatie over uw interacties met onze website, en inhoud van berichten die u via het contact- of boekingsformulier verstuurt.
Account- en toegangsgegevens – wanneer u gebruikmaakt van een onlineportaal of dashboard, verwerken wij gebruikersnamen, (gehashte) wachtwoorden, toegangsrechten en loggegevens over het gebruik van het platform.

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Mocht dit in uitzonderlijke gevallen toch noodzakelijk zijn, dan informeren wij u hier vooraf afzonderlijk over en zorgen wij voor een passende rechtsgrond en aanvullende beschermingsmaatregelen.

Doeleinden van gegevensverzameling

Fleetogix verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden die verband houden met onze diensten op het gebied van wagenparkbeheer. De belangrijkste doeleinden zijn:

Service-registratie en dienstverlening – om onze oplossingen voor diagnostics, onderhoud, monitoring, rapportage, efficiëntie, betrouwbaarheid en kostenoptimalisatie te kunnen aanbieden en configureren. Dit omvat het registreren van voertuigen, gebruikers en instellingen in onze systemen.
Onderhoudsplanning en voertuigdiagnose – om de technische staat van voertuigen te bewaken, storingen vroegtijdig te signaleren en onderhoudsintervallen in te plannen via onze oplossingen op de pagina's Diagnostics en Maintenance.
Monitoring van gebruik en prestaties – om inzicht te geven in voertuiggebruik, bezettingsgraden en ritpatronen, bijvoorbeeld via de modules op Monitoring en Efficiency, zodat u uw wagenpark beter kunt aansturen.
Rapportage en optimalisatie – om managementrapportages, analyses en dashboards op te stellen waarmee u prestaties, betrouwbaarheid en kosten van uw wagenpark kunt volgen en optimaliseren via Reporting, Reliability en Optimization.
Communicatie en support – om uw vragen, verzoeken en opmerkingen via het contactformulier op Contact Us te beantwoorden, u op de hoogte te houden van afspraken, updates in onze diensten en relevante wijzigingen in dit privacybeleid.
Beheer van klantrelaties en contracten – waaronder facturatie, accountbeheer, contractadministratie, en het verbeteren van onze dienstverlening aan de hand van feedback en gebruiksstatistieken.
Wettelijke verplichtingen en beveiliging – om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, om misbruik van systemen te voorkomen en om de veiligheid en continuïteit van onze IT-omgeving te waarborgen.

Waar nodig baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op uw toestemming, op de uitvoering van een overeenkomst, op een wettelijke verplichting of op een gerechtvaardigd belang van Fleetogix of onze klanten. Wij maken per verwerking een zorgvuldige afweging tussen deze belangen en uw privacy.

Bewaartermijnen van gegevens

Fleetogix bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in dit privacybeleid, of zolang dit wettelijk is vereist. De concrete bewaartermijn kan variëren per type gegevens en gebruikssituatie.

Contract- en facturatiegegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende de wettelijke bewaartermijn die bijvoorbeeld voortvloeit uit fiscale wetgeving.
Voertuig- en monitoringgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het leveren van onze diagnostics-, onderhouds-, monitoring- en rapportagediensten, met inbegrip van historische analyses ten behoeve van onderhoud, betrouwbaarheid en optimalisatie van uw wagenpark.
Account- en toegangsgegevens worden bewaard zolang een gebruiker actief toegang heeft tot onze platformen. Na beëindiging van het account worden gegevens binnen een redelijke termijn gedeactiveerd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is.
Contact- en communicatiegegevens die voortkomen uit verzoeken via onze website worden in de regel maximaal enkele jaren na afhandeling van het verzoek bewaard, tenzij een langere termijn nodig is in verband met contractuele of wettelijke verplichtingen.

Zodra de bewaartermijn is verstreken of de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, worden de gegevens verwijderd of onherkenbaar gemaakt, bijvoorbeeld door anonimisering.

Delen van gegevens met derden

Fleetogix verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Wel kan het voor de uitvoering van onze diensten nodig zijn om gegevens te delen met zorgvuldig geselecteerde externe partijen. Dit betreft onder andere:

Onderhoudspartners en servicebedrijven – om onderhoud, reparaties of inspecties in te plannen en uit te voeren, kunnen relevante voertuig- en contactgegevens worden gedeeld met erkende partners binnen uw onderhoudsketen.
IT- en hostingproviders – voor de hosting van onze applicaties, opslag van gegevens, beveiligingsmonitoring en ondersteuning bij het beheer van onze digitale infrastructuur.
Softwareleveranciers en integratiepartners – wanneer onze oplossingen worden gekoppeld aan andere systemen (zoals planningstools of ERP-systemen) in uw organisatie, kunnen relevante gegevens binnen die integratie worden uitgewisseld op basis van duidelijke afspraken.
Adviseurs en juridische dienstverleners – indien nodig voor adviesdoeleinden, geschillenbeslechting of naleving van wet- en regelgeving.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin minimaal is vastgelegd welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe de beveiliging is gewaarborgd en welke rechten en plichten gelden.

Gegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven indien dit in overeenstemming is met de AVG en passende waarborgen zijn getroffen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

Beveiliging van uw gegevens

De bescherming van persoonsgegevens is een kernonderdeel van de diensten van Fleetogix. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Voorbeelden van maatregelen zijn onder meer:

Beveiligde verbindingen (versleuteling) voor gegevensuitwisseling via onze website en platforms.
Strikte toegangscontrole, rollen en autorisaties voor medewerkers en gebruikers.
Regelmatige updates en monitoring van systemen om kwetsbaarheden te beperken.
Back-up- en herstelprocedures voor bedrijfscontinuïteit en gegevensbeschikbaarheid.
Bewustwordingstrainingen voor medewerkers over privacy en informatiebeveiliging.

Ondanks onze maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Mocht u vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van gegevens of dat er een datalek heeft plaatsgevonden, neem dan direct contact met ons op via de gegevens bij Contactinformatie.

Cookies en trackingtechnologieën

Bij het bezoeken van https://fleetogix.com maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en, waar toegestaan, de gebruikerservaring te verbeteren.

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct tonen van pagina's, het onthouden van voorkeuren en het veilig afhandelen van formulieren, waaronder aanvragen voor diagnostics-, maintenance- of monitoringdiensten. Analytische cookies helpen ons om geanonimiseerde statistieken te verzamelen over het gebruik van onze site, zodat wij onze oplossingen en content – bijvoorbeeld op de pagina's Solutions en Reporting – kunnen optimaliseren.

Voor meer details over de soorten cookies, de bewaartermijnen en uw instellingen verwijzen wij naar ons Cookie Policy. Via de cookie-instellingen kunt u, waar van toepassing, uw voorkeuren aanpassen of uw toestemming intrekken.

Uw rechten als betrokkene

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken. U kunt in de meeste gevallen de volgende rechten uitoefenen:

Recht op inzage – u heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt en met wie deze gegevens worden gedeeld.
Recht op rectificatie – indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.
Recht op verwijdering – in bepaalde gevallen kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer u uw toestemming intrekt.
Recht op beperking van de verwerking – u kunt in specifieke situaties vragen om (tijdelijke) beperking van de verwerking van uw gegevens.
Recht op dataportabiliteit – u heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of – waar technisch mogelijk – rechtstreeks te laten overdragen aan een andere dienstverlener.
Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken – wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u een verzoek indienen zoals beschreven bij Aanvragen en klachten. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren, zodat wij uw gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang.

Aanvragen en klachten

U kunt uw verzoeken met betrekking tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit of bezwaar indienen bij Fleetogix via de contactgegevens vermeld onder Contactinformatie. Wij streven ernaar uw verzoek zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen de wettelijke termijn, te beantwoorden.

Wanneer u niet tevreden bent over de manier waarop Fleetogix met uw persoonsgegevens omgaat of hoe wij een verzoek hebben afgehandeld, kunt u eerst een klacht indienen bij ons. Wij nemen iedere klacht serieus en zoeken samen met u naar een passende oplossing.

Indien u van mening bent dat uw klacht onvoldoende is opgelost, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Meer informatie hierover vindt u op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in het privacybeleid

Fleetogix kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten worden uitgebreid of wanneer wet- en regelgeving wijzigt. Op onze website wordt altijd de meest recente versie van het privacybeleid gepubliceerd.

Bij ingrijpende wijzigingen die grote gevolgen hebben voor de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, informeren wij u actief, bijvoorbeeld via een melding in ons platform, via e-mail of via een duidelijke kennisgeving op de website. In voorkomende gevallen kunnen wij u vragen om uw toestemming opnieuw te verlenen.

Contactinformatie

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door Fleetogix kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier of via de reguliere contactkanalen zoals op de contactpagina vermeld.

Wanneer u een verzoek indient met betrekking tot uw rechten als betrokkene, verzoeken wij u om zoveel mogelijk relevante informatie te verstrekken, zodat wij uw verzoek efficiënt en zorgvuldig kunnen afhandelen in lijn met onze focus op efficiëntie, betrouwbaarheid en kostenbewuste oplossingen voor uw wagenpark.