1. Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en dienstverleningen van Fleetogix (hierna: "Fleetogix") met betrekking tot fleet management diensten voor zakelijke klanten, waaronder maar niet beperkt tot voertuigdiagnostiek, onderhoudsplanning, gebruiksmonitoring en rapportagetools.
Door gebruik te maken van onze diensten gaat u akkoord met deze voorwaarden. Afwijkingen van of aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts bindend indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door Fleetogix zijn bevestigd.
Indien een of meerdere bepalingen van deze voorwaarden ongeldig of nietig worden verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. In dat geval zal Fleetogix een vervangende bepaling opstellen die de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert in doel en strekking.
2. Dienstverlening en contracten
Fleetogix levert digitale fleet management oplossingen die bedrijfsvoertuigen ondersteunen bij conditiebewaking, onderhoudsplanning, monitoring van gebruik en rapportage. De exacte inhoud, het serviceniveau en de reikwijdte van de dienstverlening worden vastgelegd in de individuele overeenkomst, offerte of service level agreement (SLA).
Een overeenkomst komt tot stand zodra de cliënt een door Fleetogix uitgebrachte offerte expliciet heeft aanvaard of zodra de cliënt feitelijk gebruikmaakt van de diensten nadat hij hierover is geïnformeerd. Mondelinge toezeggingen of afspraken binden Fleetogix alleen voor zover deze schriftelijk zijn bevestigd.
Contracten worden in de regel aangegaan voor een vaste looptijd, bijvoorbeeld 12, 24 of 36 maanden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Tussentijdse opzegging is slechts mogelijk indien dit in de overeenkomst is voorzien of indien partijen daarover schriftelijk aanvullende afspraken hebben gemaakt.
Fleetogix behoudt zich het recht voor om de dienstverlening tijdelijk (deels) op te schorten indien noodzakelijk voor onderhoud, updates, beveiligingsverbeteringen of bij (dreigende) misbruik van het systeem. Fleetogix zal, waar mogelijk, dergelijke werkzaamheden buiten piekuren plannen en de klant tijdig informeren.
3. Aansprakelijkheid en beperkingen
De dienstverlening van Fleetogix is gericht op het bieden van inzicht en ondersteuning bij voertuigmonitoring en onderhoudsplanning. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van onderhoud, reparaties en inspecties blijft te allen tijde bij de klant en diens gekozen servicepartners liggen.
Fleetogix is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en aantoonbare gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade, redelijke kosten gemaakt ter beperking of voorkoming van schade en redelijke herstelkosten van gebrekkige prestaties.
Fleetogix is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, stilstandschade, schade door verlies van data, reputatieschade of schade voortvloeiend uit verkeerde of onvolledige invoer van gegevens door de klant of diens medewerkers.
De totale aansprakelijkheid van Fleetogix is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende kalenderjaar door de klant aan Fleetogix is betaald voor de desbetreffende dienst, met een absoluut maximum zoals vastgelegd in de individuele overeenkomst. Deze beperking komt te vervallen indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Fleetogix.
4. Gebruikersverplichtingen
De klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van juiste, volledige en tijdige informatie die nodig is voor de uitvoering van de fleet management diensten, zoals voertuiggegevens, kilometerstanden, gebruiksprofielen en onderhoudshistorie. Onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot onbetrouwbare signaleringen, rapportages en onderhoudsadviezen.
De klant draagt er zorg voor dat toegangsgegevens tot het Fleetogix-platform, waaronder gebruikersnamen, wachtwoorden en API-sleutels, vertrouwelijk worden behandeld en niet zonder toestemming worden gedeeld met onbevoegden. Onrechtmatig gebruik dat voortvloeit uit onzorgvuldig omgaan met toegangsgegevens komt voor rekening en risico van de klant.
Gebruikers dienen de diensten van Fleetogix te gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, inclusief maar niet beperkt tot regelgeving op het gebied van verkeersveiligheid, arbeidsrecht, privacy en telematica. Misbruik van de systemen, zoals het ongeautoriseerd uitlezen, manipuleren of exporteren van data, is verboden.
De klant is verplicht eventuele storingen, beveiligingsincidenten of verdachte activiteiten in het platform zo spoedig mogelijk te melden bij Fleetogix, zodat passende maatregelen kunnen worden getroffen om de continuïteit en veiligheid van de dienstverlening te waarborgen.
5. Betaling en facturatie
Voor het gebruik van de fleet management diensten brengt Fleetogix periodieke vergoedingen in rekening, bijvoorbeeld op maand- of jaarbasis, zoals gespecificeerd in de offerte en overeenkomst. Eventuele eenmalige kosten, implementatiekosten of hardwarekosten worden afzonderlijk vermeld.
Facturen worden elektronisch verstuurd naar het door de klant opgegeven e-mailadres of facturatieportaal. De standaardbetalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen. Betaling dient plaats te vinden zonder korting, verrekening of opschorting.
Bij betalingsachterstand is Fleetogix gerechtigd de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen vanaf de vervaldatum van de factuur tot aan de dag van algehele voldoening, alsmede redelijke buitengerechtelijke incassokosten. Tevens kan Fleetogix, na voorafgaande waarschuwing, de toegang tot het platform (gedeeltelijk) opschorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.
Indien de klant de juistheid van een factuur betwist, dient hij dit binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken. Het betwiste deel ontslaat de klant niet van de verplichting om het onbetwiste deel tijdig te voldoen.
6. Privacy en gegevensbescherming
Fleetogix verwerkt persoonsgegevens en voertuigdata uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren en verbeteren van de fleet management diensten, het waarborgen van de systeemveiligheid en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Fleetogix handelt hierbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige relevante privacywetgeving.
In de Privacyverklaring van Fleetogix wordt nader toegelicht welke gegevens worden verzameld, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, welke bewaartermijnen worden gehanteerd en welke rechten betrokkenen hebben, zoals inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens.
Fleetogix treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Waar van toepassing wordt met opdrachtgevers een verwerkersovereenkomst gesloten waarin verantwoordelijkheden en beveiligingsafspraken nader worden vastgelegd.
De klant is verantwoordelijk voor het informeren van bestuurders, medewerkers en andere betrokkenen over het gebruik van telematicagegevens in het kader van fleet management, en voor het naleven van arbeidsrechtelijke en privacyrechtelijke voorschriften binnen de eigen organisatie.
7. Wijzigingen in voorwaarden
Fleetogix behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving, uitbreidingen van de dienstverlening of organisatorische aanpassingen.
Wijzigingen worden vooraf bekendgemaakt via het Fleetogix-platform, per e-mail of via een ander geschikt communicatiekanaal. De meest actuele versie van de voorwaarden is altijd beschikbaar op https://fleetogix.com/terms-and-conditions/.
Indien een wijziging leidt tot een wezenlijke verslechtering van de positie van de klant, heeft de klant het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, tenzij de wijzigingen noodzakelijk zijn op grond van dwingende wet- en regelgeving of beveiligingsvereisten.
8. Beëindiging van de overeenkomst
Na afloop van de overeengekomen contractduur wordt de overeenkomst, tenzij anders vermeld, stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode of voor onbepaalde tijd, met toepassing van de dan geldende opzegtermijnen. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren en wordt pas rechtsgeldig nadat Fleetogix de ontvangst schriftelijk heeft bevestigd.
Beide partijen zijn gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen en, na schriftelijke ingebrekestelling, nalaat deze tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen.
Fleetogix kan de overeenkomst direct beëindigen of de dienstverlening opschorten indien sprake is van misbruik van het platform, niet-naleving van wet- en regelgeving, herhaalde betalingsachterstanden of indien surseance van betaling of faillissement van de klant is aangevraagd of uitgesproken.
Na beëindiging van de overeenkomst zal de toegang tot het Fleetogix-platform worden afgesloten. Fleetogix zal, indien overeengekomen en voor zover technisch mogelijk, binnen een redelijke termijn een export van beschikbare data aan de klant aanbieden, conform de afspraken in de overeenkomst en onze rapportage-oplossingen.
9. Klachtenprocedure
Fleetogix streeft naar een hoogwaardige, betrouwbare dienstverlening. Indien u niet tevreden bent over (een onderdeel van) onze diensten, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk aan onze servicedesk te melden, bij voorkeur met een duidelijke omschrijving van de klacht, relevante logbestanden of schermafbeeldingen en de datum en tijd waarop het probleem zich heeft voorgedaan.
Klachten kunnen worden ingediend via de contactmogelijkheden op onze contactpagina. Na ontvangst van de klacht ontvangt u binnen een redelijke termijn een bevestiging van ontvangst en een indicatie van de verwachte afhandelingsduur.
Fleetogix zal klachten zorgvuldig onderzoeken en, waar mogelijk, in overleg met de klant naar een passende oplossing zoeken. Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de klant het geschil voorleggen zoals uiteengezet onder het kopje "Toepasselijk recht en geschillen".
10. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Fleetogix en haar klanten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.
Partijen zullen zich inspannen om geschillen in eerste instantie in goed onderling overleg op te lossen. Indien dit niet mogelijk blijkt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Fleetogix statutair is gevestigd, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen een andere rechter aanwijzen.
Het feit dat een geschil aanhangig is gemaakt ontslaat partijen niet van hun verplichting om de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, voor zover niet direct gerelateerd aan het geschil, na te komen.